domingo 05 abril 2020
Empreendedorismo

A organização da empresa

Reconhecer que a sua empresa está desorganizada e que ela precisa de ajuda para que tudo fique em seu devido lugar, é verdadeiramente um ato de coragem. Nem sempre os responsáveis ou o empreendedor conseguem assumir essa responsabilidade. Passar pelo estágio de aceitar que a empresa está bagunçada, até chegar ao estágio de encontrar formas como organizá-la, pode ser um caminho extenso e até mesmo delicado. Contudo, por mais que seja difícil encarar, é imprescindível realizar as mudanças, porque quanto mais tempo demorar para implementar o processo de organização, mais chances a empresa tem de ser impactada negativamente por essa “bagunça”.
Existem índices que mostram quando uma empresa não está muito bem e precisa, da implementação de processos para se reorganizar. Observe alguns.
• Não atender aos prazos que são estabelecidos para a entrega de produtos/serviços para seus clientes ou fornecedores;
• Realizar reuniões, com o objetivo de organizar ou de elaborar novas estratégias de crescimento, porém nenhuma atitude é tomada;
• Conflitos entre as equipes de trabalho;
• Falta de planejamento das atividades que pretende-se aplicar;
• Contatos frequentes de clientes para registrar reclamações e insatisfações;
• Desentendimentos entre gestores, empresários ou empreendedores
• Despesas maiores do que receitas;
• Atrasos nos pagamentos dos colaboradores e dos fornecedores.

O QUE PODE SER FEITO?
. Tenha uma boa comunicação 
A falta de comunicação entre gestores, líderes e equipe pode ser um dos verdadeiros motivos pelo qual uma empresa se encontra desorganizada. O caos pode aparecer com um simples comentário feito por algum colaborador, ou até mesmo por conta de um e-mail mal interpretado. Por isso, vale a pena conversar e ser aberto com todos, caso contrário, conflitos podem surgir em questão de dias, e, se nenhuma atitude for tomada, o desafio para conter toda essa situação pode ser ainda maior.
. Arrume o escritório
Comece por organizar o seu espaço pessoal. Uma mesa suja traz caos e estresse. Limpe, organize e jogue fora tudo aquilo desnecessário para que se ache mais facilmente documentos realmente importantes. Se precisar, compre novas pastas e de cores variadas. Rotule seus arquivos para que a compreensão seja fácil e rápida. Uma mesa organizada é importante para evitar distrações e mantém o empresário focado nas tarefas que precisa realizar.
. Tenha uma lista de afazeres
Faça uma lista das tarefas que precisa realizar e coloque em prática. O processo de ir eliminando tarefas dessa lista diariamente é importante para que possa pensar em novas atividades.
. Menos é mais
Menos é mais, especialmente quando se trata do fluxo de trabalho. Elimine coisas desnecessárias, como, por exemplo, locais de armazenamento. Concentre tudo em somente um ambiente com o objetivo de facilitar os processos dentro da empresa.
. Gerencie os prazos
A gestão de prazos deve ser feita de forma segura e consistente para que não haja imprevistos, porém um bom empresário deve prever o inesperado a fim de corrigir o problema a tempo.
. Controle os gastos 
Algumas vezes a bagunça de uma empresa pode estar no departamento financeiro, ou seja, no fato de estar gastando mais do que recebe. Nesse caso, é fundamental fazer um levantamento, para se ter uma noção maior sobre os maiores custos que a organização está tendo, para que assim seja possível compreender o que é essencial e o que pode ser cortado, uma vez que a permanência dos negócios no mercado dependem destes cortes no orçamento.  
Como sugestão fica a dica da ferramenta 5S que consiste na adoção de cinco passos, é bem simples, mas tem o objetivo de embasar o desenvolvimento da qualidade. Os princípios são: o da organização, o da arrumação ou ordenação, o da limpeza, o da manutenção e o da disciplina. 

Silvia Barbosa de Melo
(empresária, contadora, mestre em Ciências Contábeis e diretora-proprietária da escola de idiomas CNA)
Desenvolvido por Enzo Nagata